Sygefraværssamtale – afhold gode samtaler med dine medarbejdere der nedsætter sygefraværet – og forbedrer trivslen

Gode systematiske sygefraværssamtaler er den bedste vej til at nedsætte sygefraværet. Men ofte oplever vi, at sygefraværssamtaler bliver nedprioriteret. At samtalerne ikke bliver afholdt, eller bare afholdt fordi de skal.

Sygefraværssamtaler bliver ofte kaldt den svære samtale.

Både fordi lederen opfatter det som tabu og svært at tale om medarbejderens sygefravær, da det både er personligt og ubehageligt, men også fordi de er usikre på hvad de kan tale om. Af medarbejderen kan det måske føles som at lederen ”blander” sig, og derfor oplever medarbejderne også at sygesamtaler er svære, og frygter ofte samtalen.

Hvornår skal en sygefraværssamtale afholdes?

En sygefraværssamtale kan afholdes i flere situationer, eksempelvis ved:

• gentaget sygefravær, kaldet en fraværssamtale
• akkumuleret sygefravær, ligeledes også en fraværssamtale
• længerevarende sygdom, tidligere kaldt omsorgssamtale. Her kaldes den sygesamtale eller sygefraværssamtale.

Spørgsmålene i samtalerne er lidt forskellige afhængige af hvilken type sygefraværssamtale du skal afholde.
Læs om spørgsmål her »

Formålet med sygesamtalen

En sygesamtale er en samtale, altså en dialog, og den gode åbne kommunikation sikrer det tillidsvækkende samarbejde for sammen at finde løsninger på at nedsætte sygefraværet. Samtalen har to formål. Afklaring og omsorg for medarbejderen. I afklaringen skal du som leder afklare hvorvidt at der er noget som arbejdspladsen i samarbejde med medarbejderen kan gøre for at forkorte fraværet, og få medarbejderen tidligere tilbage på arbejdet.

Omsorgsdelen tager udgangpunkt i ”hvordan har du det?”, og skal vise generel bekymring til den sygemeldte medarbejder. Samtidig skal medarbejderen også have at vide at denne er savnet på arbejdspladsen, i teamet og af kollegerne.

Formålet med fraværssamtalen

Hvis en medarbejder har hyppigt sygefravær, kan sygefraværspolitikken (LINK: ) pointere hvornår der skal tales med medarbejderen. Formålet med at afholde en fraværssamtale, er at forbygge at medarbejderens sygefravær udvikler sig til en længere sygemelding, samt tale om hvorvidt at arbejdspladsen og medarbejderen i fællesskab kan finde løsninger, der har betydning for at medarbejderens fraværsmønster ændres.

Lovpligtig sygefraværssamtale

Som arbejdsgiver er det lovpligtigt ifølge Sygedagpengelovens § 7a at afholde en sygefraværssamtale med den syge medarbejder inden 4 uger fra dagen fra den første sygedag.

Sygesamtaler som et struktureret værktøj

Men det er ganske lovligt at afholde samtalerne meget tidligere i forløbet. Ligeledes giver det god mening at afholde disse tidligere, da alt forskning viser at opfølgning på sygesamtaler nedsætter sygefraværet. Så ved at indkalde til en sygefraværssamtale allerede ved dag 8 eller 10 i sygemeldingen, kan du allerede her tale om hvad der skal til for at medarbejderen kan komme på arbejde igen. Eller om der er nogen andre arbejdsopgaver som medarbejderen kan udføre.

Drøft arbejdsevne frem for fravær

Som leder må du ikke spørge ind til medarbejderens sygdom, jævnfør Helbredsoplysningsloven. Hvis medarbejderen selv nævner sygdom eller diagnoser, kan I sammen tale videre om det. Ved alvorlig eller psykisk sygdom, kan det være meget svært for medarbejderen at tale om sin sygdom, hvilket I som arbejdsplads skal respektere. Sygdom er medarbejderens sag, men fraværet fra arbejdspladsen er en fælles sag.

Det kan dog være en god ide at tale mere med medarbejderne om arbejdsevne end fravær. Ligeledes at det giver mest mening at tale om fremtidige løsninger end fortidens fravær.

Tal åbent om hvad medarbejderen kan bidrage med under sin sygdom, og hvad medarbejderen godt kan udføre af arbejdsopgaver. Ved langvarigt fravær, kan I drøfte hvorvidt at der er arbejdsopgaver som medarbejderen stadig kan udføre, på trods af sin sygdom, eller om arbejdet kan tilrettelægges på en speciel måde således at medarbejderen stadig kan udføre visse dele af dette.

I en god sygefraværssamtale bliver der skrevet referat, og det aftales derefter hvorvidt at der skal være et opfølgende møde og hvornår.

Retfærdighed i sygefraværssamtalerne

Strukturen for sygesamtaler og fraværssamtaler skal være nedskrevet i en sygefraværspolitik (LINK), og derved være ens for alle. Sygefraværssamtalen kan også tage udgangspunkt i en mulighedserklæring. I en mulighedserklæring udfylder du og medarbejderen den første del, hvorefter medarbejderen tager den anden del med til lægen der udfylder denne.

Afhold gerne sygefraværssamtalerne i virksomheden

Såfremt at det er muligt og helbredsmæssigt forsvarligt, så bør sygesamtalerne afholdes i virksomhedens lokaler, for at signalere en forsat tilknytning til arbejdspladsen under sygemeldingen. Alternativt kan sygefraværssamtalen afholdes telefonisk, i medarbejderens hjem eller på et neutralt sted.