En sygefraværspolitik er essentiel i arbejdet med at håndtere sygefravær. Det er her, at organisationens holdninger og retningslinjer i forhold til sygefravær og nedbringelse af sygefravær bliver tydelige, og det er derfor en politik både til ledelsen og til medarbejderne.
Formålet med sygefraværspolitikken er at ensarte retningslinjerne for håndtering af sygefraværet, hvilket sikrer, at medarbejderne føler tryghed og retfærdighed over, at sygefraværet håndteres på den samme måde, uanset hvor i organisationen medarbejderen og lederen er placeret. En høj grad af retfærdighed hænger sammen med et lavt sygefravær.
Sygefraværspolitikken skal nedskrives og være en del af personalepolitikken og kan derfor med fordel befinde sig i personalehåndbogen.
Indhold i sygefraværspolitikken
Sygefraværspolitikken skal dække håndteringen af sygefraværet.
Den skal indeholde regler for sygemelding og raskmelding, men den skal også beskrive, hvad der sker i perioden, når medarbejderen er syg. Politikken har også til formål at fastholde sygemeldte medarbejdere og beskrive initiativer til at få medarbejderne godt tilbage igen. Et andet formål er at nedbringe sygefravær, og den skal derfor beskrive, hvordan I som organisation vil benytte jer af de forskellige værktøjer og samtaler i sammenhæng.
I korte træk skal den indeholde:
- Hvordan skal medarbejderen melde sig syg?
- Hvad sker der under et længere sygeforløb?
- Hvornår afholdes der sygefraværssamtaler?
- Hvordan skal medarbejderen raskmelde sig?
- Hvilke lovpligtige regler skal ledelsen leve op til?
- Hvilke værktøjer kan ledelsen bruge til nedbringelse af sygefraværet?
- Hvad er reglerne for barnets første sygedag?
- Hvordan kan sygefravær forebygges?
Sygemeldingen
Første skridt, når medarbejderen er syg, er at denne sygemelder sig.
Punktet skal indeholde information om hvordan, hvornår og til hvem, medarbejderen skal melde sig syg?
Dette kan eksempelvis være til nærmeste leder pr. telefon kl. 7.00, men det kan også være til en sekretær eller en ekstern partner som MedHelp.
Dette skal specificeres i politikken. Der kan også stå, at hvis du som leder ikke har talt med din medarbejder ved sygemeldingen, kan medarbejderen forvente at blive ringet op.
Kontakt under sygemeldingen
Når medarbejderen er sygemeldt, skal der i politikken stå, hvornår medarbejderen kan forvente at blive kontaktet af jer. En typisk opfølgning på sygemeldingen kunne være på dag 3, dag 8 og dag 20. I politikken skal systemet og formålet med opfølgningen beskrives. Dette er for at sikre en god forståelse fra medarbejderne af, at de bliver kontaktet, samt at kontakten også er sat i system og derfor ikke unik for den enkelte medarbejder.
Der er nogle medarbejdere, der kan være usikre på, hvorvidt arbejdspladsen må kontakte dem under sygdom og derfor er det godt at få nævnt i politikken. Du kan læse mere om, hvordan I følger op på en sygemelding her.
Lovpligtig sygefraværssamtale
Udover kontakt til den sygemeldte skal det i politikken også beskrives, hvornår I afholder sygefraværssamtaler. Det er som arbejdsgiver lovpligtigt at afholde en sygefraværssamtale med den syge medarbejder inden 4 uger fra den første sygedag, men du må gerne holde samtalen før.
Sygefraværssamtaler
Der findes flere typer af sygefraværssamtaler:
- Sygefraværssamtale ved gentaget eller højt akkumuleret fravær, men ikke under en aktuel sygemelding
- Sygefraværssamtale under en længere sygemelding
- Sygefraværssamtale efter afsluttet sygemelding.
I politikken kan I beskrive de forskellige typer af sygefraværssamtaler, som virksomheden gennemfører, og hvad formålet er med disse. Eksempelvis: ”Vi indkalder til en sygefraværssamtale, hvis vi vurderer, at en snak omkring dit sygefravær og trivsel er nødvendig. Typisk vil du blive indkaldt, hvis du har haft over 3 sygefraværsperioder på 6 måneder, eller dit fravær er over 8 dage på 6 måneder. Formålet med samtalen er i dialog at undersøge, om vi i fællesskab kan gøre noget for at sikre dit helbred og trivsel og undgå sygefravær.”
Der skal også stå, hvornår medarbejderen kan forvente at blive indkaldt til en sygefraværssamtale, og hvordan der indkaldes til samtalen. Du kan læse mere om sygefraværssamtalen her.
Raskmelding
Politikken kan specificere hvordan, hvornår og til hvem, medarbejderen skal raskmelde sig.
Fastholdelsessamtaler
Når en medarbejder har været syg i længere tid og vender tilbage til arbejdspladsen igen, kan sygefraværspolitikken beskrive, at der holdes en ”velkommen tilbage” samtale. Disse kaldes også fastholdelsessamtaler. Formålet med samtalen er at sikre en god opstart efter en længere sygeperiode og derved holde fast i medarbejderen og dennes trivsel. Fastholdelsessamtaler efter en vis længde af sygefravær har relevans uafhængig om sygedomsperioden skyldes et brækket ben eller stress.
Sygefraværsregistrering
For at sygefraværsstatistikken bliver korrekt og ensartet både for medarbejderen og virksomheden, kan det være nødvendigt med et afsnit omkring, hvordan sygefraværet registreres, og hvem der registrerer sygefravær under en sygemelding.
Registrerer I sygefravær i timer, minutter, halve dage eller hele dage?
Værktøjer under en sygemelding
Nogen sygefraværspolitikker bliver både brugt som et arbejdsredskab til ledelsen, som til en politik til medarbejderne. Der kan derfor stå uddybet, hvilke værktøjer I som virksomhed gerne vil benytte jer af.
Herunder:
- Mulighedserklæring
- Varighedserklæring
- Fastholdelsesplan
- Deltidssygemelding
Forebyggelse af sygefravær
I politikken kan der med fordel være beskrevet, hvilke parametre I som arbejdsplads benytter for at forebygge at medarbejderne bliver syge.
Det kan være, I opfordrer jeres ledere til at afholde trivselssamtaler eller spørge ind til medarbejdernes trivsel på en fast basis. Eller at I fast i oktober har et hygiejneevent for at undgå infektioner, eller hvordan I opfordrer til pausegymnastik for at undgå muskel- og skeletbesvær.
Her kan I også beskrive, hvordan I kobler arbejdsmiljø og sygefravær. Hvert 3. år skal virksomheder udarbejde en arbejdspladsvurdering, og i den forbindelse skal der kigges på sygefraværet.
Politikken kan også indeholde et afsnit omkring stressforebyggelse og stresshåndtering, eller der kan refereres til stresspolitikken.
Der kan også være en opfordring til medarbejderne om, at hvis de oplever forhold, der påvirker deres sygefravær, så bør de give besked til arbejdsmiljøorganisationen.
Andre elementer der kan stå i en sygefraværspolitik
- Barns sygdom: Hvilke rettigheder har den enkelte medarbejder omkring barns sygdom?
- Sygedagpenge: Hvad er reglerne, eller hvor kan medarbejderen læse mere om dette?
- Sygefraværsstatistik: Hvordan bruger virksomheden sygefraværsstatistikken?
- Samarbejde med MedHelp: Hvis virksomheden samarbejder med MedHelp, skal dette uddybes i politikken.